NFOE c’est plus de 100 ans d’expérience dans la réalisation de projets architecturaux, témoignage d’une longue tradition de partenariats basés sur la confiance et le professionnalisme. Un héritage de connaissances et d’expertises nous faisant bénéficier d’une compréhension profonde des enjeux et défis de nos clients.


Pourquoi choisir de faire carrière chez NFOE?
Parce que nous visons l’excellence dans tous les aspects de notre pratique:

• La conception, l’exécution et la gestion;
• Nous avons une culture intégrative, participative et ouverte à la diversité;
• Une équipe de direction qui est près des employés et qui place le développement durable et le capital humain au coeur de ses préoccupations

NFOE est à la recherche d’un·e adjoint·e administratif·ve à temps plein pour les bureaux de Québec.

Tâches administratives :

• Responsable de l’accueil :
  • Répondre au téléphone;
  • Gérer l’accès de la porte du rez-de-chaussée;
  • Accueillir les visiteur·trices;
  • Etc.;
• Réceptionner et envoyer le courrier/les colis;
• Coordonner avec la gestion du bureau/immeuble (MACH) :
  • Climatisation ;
  • Plomberie
  • Ménage
  • Fenêtres
  • Etc.
• Gérer les réservations des salles de réunion et des lunch and learn;
• Coordonner avec le département TI pour le nouveau personnel ;
  • Carte d’accès;
  • Équipement informatique;
  • Bureau de travail

• Gérer la section Impression du bureau :
  • Problème technique;
  • Achat d’encre, papeterie, etc.);
  • Entretien

• Gérer les locaux et assurer leur propreté en général :
  • Plantes à arroser;
  • Remplir le cellier;
  • Lave-vaisselle à vider;
  • Serviettes/linges à laver;
  • Propreté des espaces de rangement/comptoirs/cuisine, etc.
  • Entretien de la machine à café

• Gérer l’achat du matériel nécessaire pour le bureau de Québec/Club social :
  • Crayons, calepins, mouchoirs, etc.;
  • Fruits de la semaine (commander et les préparer);
  • Épiceries diverses pour 5@7, événement interne, clients;
  • Café/thé/tisane, supérette, etc.;

• Gérer l'achat, la réservation et l'entretien des équipements de chantier du bureau de Québec :
  • Casques, dossards, lunettes, relevé, etc.;

• Collaborer au besoin avec les différents départements pour assurer le bon fonctionnement du bureau de Québec;
• Soutenir les ressources humaines, les directeur·trice·s et les chargé·e·s de projet sur différentes tâches administratives;
• Exécuter toute autre tâche générale de réception et d’administration.

Tâches reliées à la vie sociale du bureau :

• Organiser les 5@7 et activités sociales;
• Chapeauter les événements externes et reliés au rayonnement de NFOE : 
  • Vernissage;
  • Portes ouvertes;
  • Foires à l’emploi;
  • Etc.
    

• Coordonner les suivis d’événements;
• Collaborer avec le Comité Marketing pour la diffusion de projets/événements réalisés à Québec :
  • Réseaux sociaux
  • Communication interne
  • Etc.

Tâches reliées aux projets : 

• Contribuer à l’entrée de données :
  • Suivi de chantier;
  • Manload;
  • Mise en page
• Assister le personnel à/au :
  • La facturation;
  • La rédaction de contrats;
  • L’élaboration/montage d’un rapport/document de présentation;
  • Formatage;
  • La mise au propre de comptes-rendus de réunions;
  • La traduction de documents;
  • La création de différents répertoires de projets;
  • Devis
• Assister à la mise à jour des documents standards de NFOE;
• Coordonner l’archivage des courriels
• Contribuer aux activités sociales et événementiels du bureau de Québec;

Expériences requises :

• 0 à 5 ans et + d’expérience dans le domaine des communications et/ou de l’administration;
• DEC en bureautique, baccalauréat en administration des affaires, baccalauréat en communications, etc.;
• Excellente maitrise de la suite Office;
• Bonne maitrise de la suite Adobe (un atout);
• Excellente capacité de rédaction;
• Excellente communication orale;
• Capacité à travailler en équipe (très important);
• Capacité à communiquer efficacement à l’interne et à l’externe;
• Capacité à trouver des solutions aux problèmes internes du bureau;
• Capacité à gérer des priorités;
• Capacité à travailler sous pression, sur plusieurs projets et avec plusieurs personnes simultanément ;
• Sens du leadership et de l’initiative;
• Personne consciencieuse et attentionnée;
• Maîtrise du français parlé et écrit;
• Connaissance de l’anglais (un atout);
• Intérêt pour l’architecture, le design ou les arts visuels.

Nous offrons :

• Un environnement de travail agréable;
• Des collègues sympathiques et accueillants;
• Travail en présentiel seulement;
• Horaire de travail de 37.5 heures/semaine – vendredi PM de congé;
• Un salaire concurrentiel et une rémunération à l’heure (temps supplémentaire payé après 40h semaine);
• Congé d’anniversaire;
• Participation de l’employeur au REER;
• Possibilité de remboursement des frais de formation;
• 35 heures payées de congé personnel;
• Assurance collective avec contribution de l’employeur;
• Allocation mensuelle de dépenses + remboursement de l’Internet à domicile;
• Allocation pour équipement de télétravail;
• Produits menstruels gratuits;
• Café/Thé/Tisane, fruits et bagels gratuits au bureau;
• Code vestimentaire décontracté;
• Facilement accessible en transport collectif;

Pour soumettre votre candidature vous nous envoyer votre CV et votre portefolio à l’adresse courriel suivante : loisj@nfoe.com

NFOE souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.